Nutzung von KI-Tools
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Zukunftsthema mehr: sie ist fester Bestandteil unseres Alltags geworden. Ob im privaten Umfeld oder im beruflichen Kontext: Tools wie ChatGPT von OpenAI, Google Gemini oder Microsoft Copilot finden zunehmend Anwendung in Unternehmen. Doch mit der wachsenden Nutzung steigen auch die Anforderungen an einen verantwortungsvollen und datenschutzkonformen Umgang.
Grundsätzlich lässt sich zwischen öffentlich zugänglichen KI-Systemen und geschlossenen, unternehmensinternen Lösungen unterscheiden. Erstere, wie etwa ChatGPT oder Google Gemini sind leicht verfügbar und in der Regel kostenfrei verfügbar. Allerdings werden dabei alle Eingaben auf externen Servern verarbeitet, gespeichert und analysiert. Wer sensible Informationen, personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse eingibt, riskiert eine ungewollte Veröffentlichung, denn eine effektive Datenkontrolle besteht nicht. Auch datenschutzrechtlich ist die Nutzung solcher Tools kritisch, da der Serverstandort oft außerhalb der EU liegt. Die Tools sind zudem nicht an individuelle Unternehmensbedarfe anpassbar.
Im Gegensatz dazu bieten unternehmensinterne KI-Systeme wesentlich mehr Kontrolle. Sie ermöglichen eine datenschutzkonforme Nutzung, da die Verarbeitung der Daten im eigenen System erfolgt und an spezifische Unternehmensanforderungen angepasst werden kann. So lassen sich etwa interne Compliance-Vorgaben besser einhalten. Diese Lösungen sind jedoch mit Lizenzgebühren und Wartung verbunden.
Trotz datenschutzrechtlicher Herausforderungen bieten KI-Tools vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Besonders beliebt ist die automatisierte Textgenerierung: Ob E-Mails, Berichte oder Social-Media-Inhalte – KI kann Texte schnell erstellen und optimieren. Auch im Kundensupport kommt sie zum Einsatz, etwa durch Chatbots, die die Beantwortung einfacher Anfragen übernehmen. Im Marketing können KI-Tools bei der Ideenfindung, der Texterstellung für Kampagnen oder der Entwicklung von Slogans unterstützen. Zudem ermöglichen sie schnelle, kontextbezogene Übersetzungen für die mehrsprachige Kommunikation.
Trotz der augenscheinlichen Vorteile darf der Blick auf die datenschutzrechtlichen Risiken beim Einsatz in Unternehmen nicht fehlen. Bei der Nutzung öffentlicher KI-Tools gilt: Keine persönlichen Daten oder vertrauliche Informationen eingeben. Die generierten Inhalte sind stets auf Richtigkeit zu prüfen und als KI-generiert zu kennzeichnen. Bei unternehmensinternen Systemen müssen alle Mitarbeitenden die internen Richtlinien und die vorgesehenen Anwendungsbereiche beachten. Eine regelmäßige Überprüfung des Datenschutzes ist ebenfalls unerlässlich. Es ist wichtig, sich über den Speicherort der Daten zu informieren – insbesondere bei US-amerikanischen Anbietern!
Zu den allgemeinen Risiken zählen unter anderem Datenschutzverstöße, ungewollte Preisgabe interner Informationen, Urheberrechtsverletzungen sowie unklare rechtliche Rahmenbedingungen bei der Weiterverwendung von KI-generierten Inhalten. Zudem besteht bei vielen Systemen eine fehlende Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen; sie agieren oft wie eine „Blackbox“. Hinzu kommen sogenannte „Halluzinationen“, bei denen die KI falsche Inhalte oder erfundene Fakten präsentiert. Auch der Einfluss von verzerrten Trainingsdaten kann zu diskriminierenden Ergebnissen führen.
Besonders kritisch ist der Unterschied zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen KI-Systemen: Während öffentliche Tools kaum Kontrolle über Datenverarbeitung bieten, können unternehmensinterne Systeme deutlich mehr Sicherheit und Transparenz ermöglichen. Die Wahl des geeigneten Systems sollte daher stets im Einklang mit den internen Unternehmensrichtlinien und den geltenden Datenschutzanforderungen erfolgen.
Um KI erfolgreich und sicher im Unternehmen einzusetzen, empfiehlt es sich, schon bei der Einführung die Aspekte Datenschutz und Informationssicherheit mitzudenken. Eine frühzeitige und kontinuierliche Sensibilisierung der Mitarbeitenden ist essenziell, insbesondere beim ordnungsgemäßen Umgang und den rechtlichen Rahmenbedingungen.
KI sollte dabei immer als unterstützendes Werkzeug gesehen werden, nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen.
